Tietosuoja

Tällä sivulla on tietoa niistä periaatteista ja käytännöistä, joiden perusteella asiakkaiden henkilötietoja kerätään ja käsitellään. Asiakkaan tietosuoja pyritään varmistamaan niiden periaatteiden mukaisesti, joiden noudattamista Euroopan Unionin yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR) edellytetään.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään, otathan yhteyttä!

Tilauksen yhteydessä kerättävät tiedot

Kun teet tekee tarjouspyynnön tai tilauksen, asiakasrekisteriin tallennetaan nimesi, osoitteesi (laskutusosoite), sähköpostiosoitteesi ja muut mahdollisesti antamasi tiedot. Nämä tiedot tarvitaan tarjouksen tekemistä, tilaamasi palvelun toimittamista ja laskuttamista, sekä asiakassuhteen hoitamista varten. Lisäksi nämä tiedot esiintyvät myös mm. laskuissa. Koska laskut ovat kuvaajan kirjanpitoaineistoa, tietojen käsittelyn perusteena on myös kuvaajan lakisääteisistä velvollisuuksista huolehtiminen.

Asiakkaan valokuvat ja muu aineisto

Valokuvauspalvelussa syntyy valokuvia sen mukaan, mitä asiakas on tilannut. Useimmiten asiakas haluaa sellaisia kuvia, joissa kuvassa esiintyvä henkilö on tunnistettavissa. Tällaiset kuvat ovat lakiteknisessä mielessä henkilötietoja.

Valokuvat tallennetaan pysyvästi niin, että se on löydettävissä tilausnumeron ja kuvauspäivämäärän perusteella. Palveluun kuuluu, että ns. ”huonot” kuvat poistetaan. Se, mitä kuvia milloinkin tallennetaan ja mitä poistetaan, on kuvaajan harkinnassa oleva asia. Lähtökohtaisesti kuvaajalla on oikeus käyttää kuvia mm. omassa portfoliossaan, blogissaan ja sosiaalisessa mediassa. Myös kuvien käyttöoikeuksien myynti eteenpäin on sallittua, joskaan kuvia ei voi myydä esimerkiksi mainoskäyttöön ilman kuvassa esiintyvän henkilön suostumusta. Asiakkaan kanssa voidaan kuitenkin neuvotella kuvien käytön rajoittamisesta. Tässä kohtaa on tärkeää huomata myös, että kuvien tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet kuuluvat kuvaajalle. Tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyn oikeusperuste on tässä yhteydessä kuvaajan oikeutettu etu.

Kuvatilaukset ja niiden yhteydessä kerättävät tiedot

Kun kuvat ovat valmiit, ne toimitetaan asiakkaalle verkkopalvelun kautta. Palvelussa asiakas voi ladata tilaukseen kuuluvat kuvatiedostot ja tilata kuvatuotteita. Kuvatuotetilauksien yhteydessä asiakkaalta pyydetään tavanomaiset yhteystiedot toimitusta ja laskutusta varten. Tilauksen tarkistuksen jälkeen nämä tilaustiedot viedään Asiakasrekisteriin. Tilauksen ja asiakkaan tiedot poistetaan kuvatuotteiden tilauspalvelusta noin puolen vuoden kuluttua tilauksen toimittamisesta, olettaen että tilaus on riidaton.

Jos tilaukseen liittyy kuvatuotteiden teettämistä, luovutamme asiakkaan ilmoittaman nimen ja postiosoitteen kuvatuotteiden valmistajalle, jotta tämä voi lähettää tuotteet suoraan asiakkaalle.

Kuvatuotteiden tilaukseen käytettävä palvelu on yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan tuottama. Palveluntarjoaja noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tiedonkeruu tällä sivustolla

Sivustoa pyörittävä palvelin kerää tavanomaisia lokitietoja sivuston käytöstä. Emme pysty tunnistamaan yksittäisiä käyttäjiä näiden tietojen perusteella, mutta lokiin tallentuu jokaisella sivunlatauksella mm. kävijän IP-osoite ja käytetyn Internet-selaimen antamat tunnistetiedot. Tietoja käytetään sivuston teknisen toiminnan tarkkailuun ja varmistamiseen, ja ongelmatilanteiden selvittelyyn. Lisäksi lokitiedoista tehdään yleisiä käyttötilastoja. Käsittelyn oikeusperuste on kuvaajan ja sivuston ylläpitäjän oikeutettu etu. Lokitietojen säilytysaika on alle kuukausi.

Sosiaalisessa mediassa

En pidä enkä muodosta henkilörekistereitä sosiaalisessa mediassa. Facebookissa, Instagramissa ja muissa sosiaalisen median palveluissa toimin normaalina käyttäjänä noudattaen kunkin palvelun käyttäjäehtoja. Jos otat yhteyttä sosiaalisen median kautta ja haluat tehdä tarjouspyynnön tai tilauksen, selostan tietosuojakäytännöt tapauskohtaisesti.

Rekisteriselosteet

Kaikkien rekistereiden osalta rekisterinpitäjänä toimii T.J. Kärkkäinen Tmi (y-tunnus 2834713-7), jonka edustajana toimii Tommi Kärkkäinen. Yhteystiedot.

Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä on asiakkaan nimi ja yhteystiedot, sekä asiakkaalle kirjoitetut laskut, tarjoukset ja tilausvahvistukset. Rekisterissä olevia tietoja käytetään asiakkaan palvelemiseen, tilausten ja laskujen seurantaan ja palvelun toteuttamiseen. Näiltä osin käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn kanssa tehdyn sopimuksen täyttäminen.

Tietoja tallentuu myös kuvaajan kirjanpitoon, sillä myyntilaskut ovat kirjanpitoaineistoa. Tältä osin käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvoite.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja luovutetaan eteenpäin ainoastaan silloin kun se on tarpeen asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen (tilaus) täyttämiseksi. Luovutamme asiakkaan nimen ja osoitteen valokuvatuotteiden valmistajalle silloin kun asiakas teettää kuvatuotteita. Luovutamme myös asiakkaan tietoja ulkopuoliselle palveluntarjoajalle myös silloin, kun lähetämme asiakkaalle paperilaskun tai verkkolaskun, joihin käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisteritietoja säilytetään niin kauan kuin tositeaineistoa täytyy kirjanpitolain mukaan säilyttää: kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jolloin tosite on luotu. Tämän ajan kuluttua aineisto tuhotaan.

Kuvarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Kuvarekisteriin tallennetaan valokuvauspalvelussa syntynyt aineisto sekä tieto kuvauspäivästä, sen tilauksen numero, johon liittyen kuvat on otettu, ja tilaajan ja tarvittaessa kuvissa esiintyvien henkilöiden yhteystietoja. Rekisteriin tallennetaan myös mahdolliset kuviin myönnetyt käyttöluvat, samoin kuin vakioehdoista mahdollisesti poikkeavat kuvien käyttöä koskevat säännöt.

Käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa kuvien käyttö, joka voi käsittää kuvien luovuttamisen asiakkaalle, julkaisemisen osana kuvaajan omaa toimintaa, näyttelyssä pitämisen (myös myyntinäyttelyt), käyttöoikeuksien myymisen eteenpäin, ja tallentaminen myöhempää käyttöä varten.

Oikeusperuste kaikelle Kuvarekisterissä tapahtuvalle henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Oikeutettu etu perustuu siihen, että palvelussa syntyvien kuvien immateriaalioikeudet, erityisesti tekijänoikeus mukaan lukien, kuuluvat kuvaajalle.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Kuvarekisterin tiedoilla ei ole nimettyjä vastaanottajia, mutta kuvien käyttö voi sisältää esimerkiksi niiden julkaisemista.

Henkilötietojen säilytysaika

Kuvarekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään määräämättömän ajan.